Digitalt lederskap – digitalt nærvær

Vi er mange som frivillig, pålagt eller tvunget sitter rundt på de tusen hjemmekontor. Noen mangler utstyr, god nettilkobling eller riktige samarbeidsverktøy. For ledere er kanskje det største savnet forståelse for hvordan de kan være tett på virksomheten, oppgavene og folkene i en tid da det kan oppleves like langt fra Sandsli til Sotra, som fra Shanghai til Seattle.

1. Mer tid og energi på kommunikasjon

Regelmessig kommunikasjon er viktig. Ikke anta at medarbeiderne kommer til å ta kontakt med deg. Du må ta initiativ og legge til rette for dialog og møtepunkter. Det er et kontinuerlig ansvar som blir særlig viktig når samhandlingen foregår digitalt.

Hva kan du gjøre:

• Lær deg verktøyene dere har. Hvilke verktøy som er tilgjengelig, og til hvilke formål de passer best.
• Sikre at dine medarbeidere får tilgang til opplæring og veiledning til verktøy og skikk og bruk for digital samhandling.
• Velg verktøyene med høyest medierikhet. E-post fungerer for enkle korte beskjeder til mange. Om du ønsker å oppleves som tett på, er video langt å foretrekke.
• Sett av tid til å snakke med og følge opp hver enkelt medarbeider jevnlig, i tillegg til teamene/avdelingene/organisasjonen som helhet. Det krever planlegging og aktiv bruk av kalender.
• Ikke kanseller avtalte møter. Det er bare greit om dine medarbeidere selv sier at de ikke trenger møtet.
• La dine medarbeidere velge hvordan og hvor ofte dere skal møtes digitalt. Det gir en opplevelse medbestemmelse, og de kan velge det de er mest komfortable med.
• Sett av et par minutter til personlig småprat. Det kan oppleves som banalt og unødvendig, men det er viktig for å bygge tillit og tilhørighet. Men bare om det oppleves som genuint, du må faktisk bry deg.
• Spør dine medarbeidere om hvordan de har det har det. Slik kan du fange opp om dem som føler seg alene og isolerte, og hjelpe dem med å legge til rette for fellesskap med andre. Det kan være gjennom en daglig digital kaffekopp, arbeidsmøter, chatgrupper eller lignende.

3. Forutsigbarhet skaper tillit

Gjensidig tillit er helt avgjørende når vi jobber sammen digitalt. Det aller viktigste å huske på når du skal bygge tillit raskt i digital samhandling er: gjør det du sier du skal gjøre! I digital samhandling er det lite som reduserer tillit like mye som at man sier en ting, men gjør noe annet.

Hva kan du gjøre:

• Vis at du er til å stole på: Gjør det du sier du skal.
• Ikke lov mer enn du kan holde.
• Om du ikke får gjort noe, si fra og forklar så snart du vet det (og pass på at det ikke skjer igjen).
• Vær konsekvent, konsistent og rettferdig. Dersom noen får særbehandling kan det være lurt å forklare andre medarbeidere hvorfor. Vi er vanligvis rause med hverandre når vi bare har forståelse for omstendighetene.
• Stol på medarbeiderne dine til det motsatte er bevist.

5. Bruk mulighetsrommet nå

Akkurat nå har du som leder et enormt mulighetsrom for å teste, eksperimentere med og innføre tekniske løsninger og gode prosesser for digital samhandling og automatisering. Nå ser vi alle hvor sårbare vi er når en akutt situasjon oppstår, og hvor viktig det er å ha god infrastruktur og gode løsninger for å jobbe sammen. Vi får helt naturlig utfordret «slik har vi alltid gjort det» praksisen. Det gir deg stor legitimitet i arbeidet med nødvendige endringer og utviklingsarbeid.

Hva kan du gjøre:

• Test og lek med nye måter å jobbe på.
• Utforsk ulike verktøy og digitale løsninger.
• Når vi begynner å nærme oss normaltilstand igjen, vurder hva som har virket, hva som har vært bra, ikke bra og hva dere skal fortsette med. Ta kontroll på denne prosessen allerede nå. På sikt kan dere faktisk ta ut fordeler som:
  • Tilgang til de mest kvalifiserte medarbeiderne til en gitt oppgave, uavhengig av bo og arbeidssted. De kan jobbe med det de er aller best til, uten å måtte pendle.
  • Større fleksibilitet for de ansatte.
  • Reduserte reisekostnader og utslipp.
  • Og; virtuelle team har i noen sammenhenger, vist seg å kunne prestere i snitt mellom 25 til 35 prosent bedre enn mer tradisjonelle team. Så her er det også effektivitetspotensiale.